Le départ d'un collaborateur ou d'une collaboratrice doit nous être signifié le plus tôt possible et de préférence avant la date de fin du contrat.
Pour traiter au mieux la demande, nous avons besoin des informations suivantes :
Personne concernée :
E-mail :
Date où le compte doit être désactivé :
Accès informatiques :
- Faut-il désactiver les accès aux ordinateurs et au serveur ?
- Faut-il désactiver les accès à distance (VPN) ?
- Faut-il désactiver les accès WiFi (uniquement si auth. par utilisateur) ?
- Faut-il désactiver des périphériques mobiles (smartphone, tablette, ...) ?
- Faut-il supprimer un lien depuis le scanner vers un compte e-mail (uniquement si copieur PVS) ?
Stockage des informations :
Si des fichiers sont présents sur le bureau ou dans les dossiers privés de l'ordinateur de la personne, que souhaitez-vous en faire ?
- Supprimer complètement l'ensemble des données, la personne se charge de récupérer les données.
- Faire une sauvegarde des données sur un dossier du serveur destiné aux archives du personnel.
E-mails :
- Souhaitez-vous laisser la boite e-mail active avec un répondeur ? Si oui : quel est le message du répondeur et jusqu'à quelle date ?
- Souhaitez-vous qu'un transfert des e-mails soit effectué vers une autre adresse ? Si oui, laquelle ?
Historique de la boite e-mail, souhaitez-vous
- Supprimer l'intégralité de la boite mail
- Créer une archive locale archivée sur votre serveur (Logiciel Outlook uniquement).
- Conserver l'historique vers une boite partagée en archive cloud (Office 365 uniquement).
Si un historique est conservé, une personne ou un groupe de personne doit-il avoir accès à celui-ci ?
Logiciels de comptabilité, gestion ou site web
- Faut-il supprimer l'utilisateur des programmes WinBooks ; Logistique ; Logistics ?
- Faut-il supprimer un accès à un site web ?
Points divers importants :
- Si la personne avait accès à d'autres services que ceux précités (caméras, alarme, badgeuse, accès par carte NFC, accès physiques avec code d'accès, ...) il est important de prévenir les prestataires correspondants pour prendre les mesures nécessaires.
- Si la personne connaissait des mots de passe propres à la société, il est obligatoire de procéder à une réinitialisation de l'ensemble de ceux-ci.
Aspect légal :
- Certaines informations telles que les e-mail ou les fichiers présents sur les dossiers privés de la personne font partie de la vie privée. Il convient de vous assurer de la bonne mise en œuvre des procédures demandées. Par exemple en contactant votre service juridique ou votre secrétariat social. Plus d'informations peuvent être disponibles sur le site belgium.be. Concernant l'adresse mail d'un collaborateur après son départ, une vidéo explicative sur les implications.
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